Enhancing Efficiency in Certification and Inspection Report Documentation through Workflow Improvement and using Technology Support
Article Sidebar
Main Article Content
Abstract
This study aimed to examine the existing documentation process, identify the causes of delays, and develop an approach to improve the efficiency of preparing Certification and Inspection Reports in the Customer Service Department of VVV Co., Ltd., a Testing, Inspection, and Certification (TIC) organization. The study applied the concepts of Business Process Improvement (BPI), Lean Management, ECRS principles, Workflow Automation, and Optical Character Recognition (OCR) technology to redesign the documentation process. A mixed-methods research approach was employed by integrating qualitative data collected through in-depth interviews and direct observations with quantitative data obtained from process time studies and overtime labor costs. The current process was analyzed using Flow Process Charts, Fishbone Diagrams, and the 5 Whys technique to identify process inefficiencies and root causes of delays. The findings revealed that the existing process required a total lead time of 13,710 minutes, of which 98.91% consisted of non-value-added activities. Two improvement alternatives were developed: (1) Manual Process Improvement (To-Be 1) and (2) a Lean-Integrated OCR-Enabled Web Application (To-Be 2). The results demonstrated that To-Be 1 and To-Be 2 reduced the total lead time by 32.73% and 68.00%, respectively. In addition, the proposed improvements increased operational capacity, reduced overtime labor costs, and generated a favorable return on investment. The findings indicate that integrating Lean principles with digital technologies can significantly enhance the efficiency of documentation processes in Testing, Inspection, and Certification organizations and provide practical guidelines for organizations with similar business processes.
Article Details
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivatives 4.0 International License.
References
Davenport, T. H., & Short, J. E. (1990). The new industrial engineering: Information technology and business process redesign. Sloan Management Review, 31(4), 11–27.
Harrington, H. J. (1991). Business process improvement: The breakthrough strategy for total quality, productivity, and competitiveness. McGraw-Hill.
Hayes, A. F. (2018). Introduction to mediation, moderation, and conditional process analysis: A regression-based approach (2nd ed.). Guilford Press.
Horngren, C. T., Datar, S. M., & Rajan, M. V. (2018). Cost accounting: A managerial emphasis (16th ed.). Pearson.
Ishikawa, K. (1986). Guide to quality control (2nd rev. ed.). Asian Productivity Organization.
Ohno, T. (1988). Toyota production system: Beyond large-scale production. Productivity Press.
Rice, S. V., Nagy, G., & Nartker, T. A. (1999). Optical character recognition: An illustrated guide to the frontier. Springer.
Thimthong, S., Musikapun, P., Tarai, N., Saenjio, T., & Khanthonghao, B. (2026). Technology adoption among Thai farmers: The mediating role of resistance to change in a UTAUT2 framework. Journal of Logistics and Digital Supply Chain, 4(1).
กฤติยา เกิดผล, & ดวงมณี ทองคำ. (2568). การจัดการโลจิสติกส์ของวิสาหกิจชุมชนแปรรูปอาหารทะเลในภาคตะวันออก. วารสารโลจิสติกส์และดิจิทัลซัพพลายเชน, 3(3), 1–20.
กาญจนา จันแพทย์รักษ์, & นันทิ สุทธิการนฤนัย. (2568). การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและการจัดการปัญหาความล่าช้าในการทำงานของแผนกขาเข้า: กรณีศึกษา บริษัท XYZ จำกัด. วารสารนวัตกรรมทางธุรกิจและสังคม, 2(5), 85–98.
จันทิมา เหล่าบ้านค้อ, กิตตวัน มณีสวัสดิ์, & อดิศักดิ์ ทูลธรรม. (2567). การลดเวลาการจัดทำเอกสาร Packing Detail แผนก Shipping & Export ด้วยหลักการลดความสูญเปล่า ECRS: กรณีศึกษา บริษัทพานาโซนิค แมนูแฟคเจอริ่ง (ประเทศไทย) จำกัด สาขาขอนแก่น. วารสารมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยธนบุรี (บัณฑิตศึกษา), 2(1).
ชนกานต์ อรุณรักษ์. (2566). ประสิทธิภาพและความสำเร็จของงานด้านบัญชีจากการนำเทคโนโลยีการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) มาปรับใช้ภายในองค์กร (การค้นคว้าอิสระปริญญามหาบัณฑิต). มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์.
ฐิติกานต์ แน่นอุดร. (2561). การศึกษาและหาแนวทางการจัดทำเอกสารขนส่งสินค้าขาออก: กรณีศึกษา บริษัทมิตซุย-โซโค (ประเทศไทย) จำกัด. วารสารนวัตกรรมและการจัดการ, 3, 5–14.
ศศิวิมล ว่องวิไล, เอกชัย คุปตาวาทิน, ฉัตรชัย สุตีกษณะ, & วิวัฒน์วงศ์ บุญหนุน. (2565). การปรับปรุงกระบวนการทำงานสินค้าขาออก: กรณีศึกษา บริษัท เอบีซี จำกัด. วารสารวิทยาลัยโลจิสติกส์และซัพพลายเชน, 8(2), 5–16.
วีรเชษฐ์ มั่งแว่น, พุทธิวัฒน์ ไวยวุฒิธนาภูมิ, & ศรัญยา มืดขุนทด. (2568). ปัจจัยที่ส่งผลกระทบต่อการพัฒนาระบบโลจิสติกส์ด้านการขนส่งสินค้าทางน้ำบริเวณเมืองท่าชายทะเลประเทศไทย. วารสารโลจิสติกส์และดิจิทัลซัพพลายเชน, 3(3), 21–41.
